چطور بهترین مدیر در ایران شوم؟
مهارت بهترین مدیر دنیا شوید
یک کسب و کار خوب فقط به کارمندان خوب بستگی ندارد. بلکه به مدیران خوب نیز نیاز دارد که این کسب و کار را اداره و کنترل کنند. در حقیقت بدون حضور یک مدیر خوب، حتی بهترین کارمندان نیز ممکن است تحت فشار قرار گیرند، کم تحرک شوند و تمایلی به فعالیت نداشته باشند. در اصل، مدیرها باید به هر دو مهارت فنی و تجاری تسلط داشته باشند تا بتوانند کارمندان را مدیریت کنند. برای مثال، آن‌ها باید دانش لازم در ایجاد یک تیم، بیان بازخورد مناسب به کارمندان، برقراری ارتباطات، سیستم سازی و … داشته باشند تا بتوانند خود را به عنوان یک مدیر خوب معرفی کنند.
مهارت‌های اصلی و مورد نیاز یک مدیر
با وجود اینکه فرهنگ سازمانی در شرکت نقش مهمی دارد، اما شصت درصد کارمندان می‌گویند که به خاطر مدیریت بد کارفرما، شغلشان را رها کرده‌اند و حتی از خیر مزایای شرکت گذشته‌اند. طبق مطالعات جهانی، یک مدیر تا ۷۵ درصد روی استعفای کارمند خود تاثیر می‌گذارد.
از عوامل دیگری که روی حضور یا استعفای یک کارمند تاثیر می‌گذارد، می‌توان به رعایت فرهنگ سازمانی در شرکت، راحتی و آسایش در محل کار و قدردانی به موقع از کارمندان اشاره کرد. در مورد آخر، اگر کارمند کاری باکیفیت ارائه دهد و شما دائما از او ایراد بگیرید، مطمئنا زمینه‌های لازم جهت استعفای او را فراهم کرده‌اید.
اما برای اینکه بهترین مدیر دنیا شوید، باید چه مهارت‌هایی را داشته باشید؟ در ادامه با جزئیات کامل به مهارت‌ها می پردازیم.
مدیریت مناسب تیم
دیگر آن روزها تمام شد که کارمندان تلاش می‌کردند از زیر بار کار کردن فرار کنند. امروزه اکثر کارمندان دوست دارند در شرکت فعال باشند و خودی نشان دهند. آن‌ها می‌خواهند ایده‌های سازنده‌ی خود را مطرح کنند و در توسعه‌ی شرکت نقش موثری داشته باشند. خلاصه اینکه بخشی از یک تیم باشند نه یک ماشین. در اینجا چند نکته برای توسعه مهارت‌های شما جهت مدیریت یک تیم آورده شده است.
• اطلاعاتتان را تکمیل کنید: حتما راجع به پروژه و برنامه‌ی شرکت اطلاعات کاملی داشته باشید. علاوه بر این، وظایف و مسئولیت تیمتان را به خوبی بشناسید. به جای اینکه دائما به این نکته فکر کنید که هیچ‌کس در تیم درست کار نمی‌کند، مسئولیت هرکس را به خوبی بدانید تا اشتباها کسی را قضاوت نکنید.
برخی از کارمندان سروصدای کمتری دارند، ولی کارشان حرف ندارد. اما چون به چشم نمی‌آیند، قضاوت می‌شوند و در نهایت، تصمیم می‌گیرند که تیم را ترک کنند.
علاوه بر این، برنامه‌های شرکت را با تمام اعضای تیم به اشتراک بگذارید و کسی را نادیده نگیرید. این باعث می‌شود تیم خود را به خوبی مدیریت کنید و به کارمند، حس مفید بودن بدهید.
• اهداف شرکت را به طور واضحی شرح دهید: کدام وظایف مهم‌تر و فوری هستند؟ چه اهداف و ارزشهایی برای شما مهم هستند؟
• فعالیت تیمی ایجاد کنید: در حقیقت، بخش بزرگی از ساخت یک تیم، همان یار جمع کردن است. اما این یار جمع کردن را نباید با یارکشی اشتباه بگیرید. با یک برنامه‌ریزی صحیح سعی کنید تمام اعضای تیم را به همکاری مشترک ترغیب کنید.
به این ترتیب هم ارتباط آن‌ها را در محیط کاری بهتر می‌سازید، هم در رسیدن به هدف نهایی موثرتر عمل می‌کنید.
• نیروهای خود را بشناسید: قرار نیست کارمند را به واسطه‌ی کاری که انجام می‌دهد بشناسید! برخی از کارمندان استعداد‌های نهفته‌ی زیادی دارند یا حتی می‌توانند در بخش‌های مختلفی به شما کمک کنند.
اگر کارمندتان به اینکار علاقه نشان داد، پس از او استفاده کنید. تقریبا ۷۰٪ از کارمندان می‌گویند که اگر کارفرمایان از مهارت آن‌ها بهتر استفاده کنند، احساس رضایت بیشتری می‌کنند. پس در شناخت استعداد آن‌ها کوشا باشید.
• در جریان کارها قرار بگیرید: این می‌تواند سخت‌ترین قسمت مدیریت باشد. زیرا بین نظارت صحیح و خراب‌کاری و نابودی کارمند مرز باریکی وجود دارد. اگر می‌خواهید بر کار کارمندان نظارت داشته باشید، این کار را صحیح انجام دهید و کارمند بیچاره را تحت فشار نگذارید!
اگر از کار او فقط تا حدی سردرمیاورید، با دخالت بیجا او را کلافه نکنید و کارش را به مسئولی که بیشتر از شما از آن رشته سردرمیاورد، محول کنید. سعی کنید در جریان تمام کارها قرار بگیرید؛ به کارمندان خود روحیه دهید؛ بازخورد مناسبی بیان کنید و فضای تیمی مناسبی را در بین اعضا ایجاد نمایید.
• مخالف تعامل صمیمانه در بین کارمندان نباشید: اگر در بین اعضای تیم روابط صمیمی وجود داشته باشد، حتی در صورتی که با نظر یکدیگر مخالف باشند، کمر به قتل یکدیگر نمی‌بندند و با آرامش این مخالفت را اعلام می‌کنند.
• به تیم خود پاداش دهید: همین امر در مورد کارمندان نیز انجام می‌شود. به خاطر موفقیت‌های تیمی جشن بگیرید. از بازخورد خوب رئیس با کارمندان صحبت کنید و حتی آن‌ها را به رئیس معرفی نمایید.
به این ترتیب احساس خیلی خوبی در میان اعضا به وجود خواهید آورد.
برای اینکه در مهارت تیم سازی تبحر بیشتری پیدا کنید و به این مهارت مسلط شوید کارگاه تیم سازی را به شما پیشنهاد می کنم.
بازخورد خود را با روش مناسبی بیان کنید
اکثر کارمندان از جلسه ارزیابی سالانه می‌ترسند. اما در حقیقت، اگر شما در طول سال بازخورد خوبی ارائه دهید، دیگر جای ترس و تعجبی باقی نمی‌ماند. یعنی هر کارمند به خوبی می‌داند که چه چیزی انتظارش را می‌کشد.
کارمندان تمایل دارند که راجع به نقاط ضعف و قوت کاری خود، بدانند. آن‌ها همچنین می‌خواهند احساس راحتی داشته باشند و اگر نیاز بود، از شما سوال کنند و کمک بگیرند. بنابراین، در طول سال به کارمندان بازخورد بدهید. حالا این بازخورد می‌تواند طی جلسات رسمی صورت بگیرد یا غیر رسمی و صمیمانه بازگو شود.
در بیان بازخورد، زیاده‌روی نکنید. افراط و تفریط هردو می‌توانند مشکل ساز باشند. پس باید علاوه بر انتقاد از کارمندان، راجع به نقاط قوت او نیز صحبت کنید تا برای ادامه‌ی کار و اصلاح خود، انگیزه داشته باشد.
در ادامه چند نکته را یاد‌آور می‌شویم که هنگام بیان بازخورد آن‌ها را رعایت کنید:
• مثبت‌نگر باشید: قرار نیست فقط شکایت کنید و مشکلات را در نظر بگیرید. سعی کنید نیمه‌ی پر لیوان را نیز ببینید. پس به مشکلات به شکل مسئله‌ای قابل حل نگاه کنید.
• راجع به مشکل صحبت کنید، نه شخصیت کارمند: اقدامات لازم چیست و چه تاثیری باید داشته باشد؟ در صورت امکان مثال بزنید.
• راه‌حل پیشنهاد دهید: ابتدا از کارمند بخواهید که راجع به ایده و راه‌حلش صحبت کند. سپس راه‌حل‌های مورد نظر خود را نیز پیشنهاد کنید. وگرنه بدتر او را بی‌انگیزه یا حتی عصبانی می‌کنید.
• برای بیان بازخورد، به موقع اقدام کنید: منتظر این نباشید که مشکلی بزرگ ایجاد شود تا بازخورد بدهید. موقعیت شغلی کارمند را به خطر نیندازید و با او راجع به مشکلات صحبت کنید. یعنی تا وقتی که مشکل کوچک و قابل حل است اقدام کنید. شما که با کارمندتان تعارف ندارید!
• بازخورد را به مکالمه تبدیل کنید: بازخورد برای توسعه‌ی شرکت است، نه تخریب شخصیت کارمند! پس سعی کنید که آن را در قالب یک مکالمه ارائه دهید.
• پیگیری کنید: اگر بازخورد در مورد یک مشکل است، برنامه ای را برای بررسی مجدد تهیه کنید تا راه حلی برای آن پیدا کنید.
برای تسلط بر مهارت بازخورد دادن توصیه میکنم کتاب بازخورد موثر مدیریتی را دانلود کنید.
به کارمندتان مسئولیت انجام کارهای مهم‌تر را محول کنید
کارمندان دوست دارند در شرکتی بمانند که برایشان ارزش قائل می‌شوند. این صحیح است که بیان بازخورد خوب و ایجاد فعالیت‌های تیمی در این امر کمک می‌کند. اما اگر به آن‌ها اعتماد داشته باشید نیز میتوانید انگیزه و اعتماد به نفسشان را بالاتر ببرید.
یکی از روش‌های انجام این کار، این است که به کارمند مسئولیت انجام پروژه‌ای مهم را بدهید.
البته همیشه حسی قوی به ما می‌گوید که اگر خودم انجامش بدهم، نتیجه بهتر از آب درمی‌آید. اما در هر صورت، بهتر است به کارمندتان در این زمینه اعتماد کنید.
برای اینکه این مرحله را به خوبی انجام دهید، بهتر است موارد زیر را رعایت کنید:
پروژه را به خوبی و با جزئیات توضیح دهید.
مهلت انجام پروژه را با تاکید کافی بیان کنید.
بر اساس مهارت کارمند، او را وادار به انجام پروژه کنید.
در طول زمان انجام پروژه در دسترس کارمند باشید.
از پاسخ به سوالات کارمند طفره نروید.
اگر هنوز نمی‌توانید پروژه‌ای را به کسی محول کنید، از وظایف و فعالیت‌های کوچک شروع کنید. هرچه بیشتر پیش می‌روید، پروژه‌های بزرگتری را کنترل کنید و آن‌ها را به کارمند بسپارید.
در ابتدا ممکن است به نظر برسد که اگر خودتان به تنهایی پروژه را انجام دهید، کار سریع‌تر و باکیفیت‌تر پیش برود. اما این نکته را به یاد داشته باشید که صرفا قرار نیست پروژه انجام شود. به عنوان یک مدیر خوب، شما باید به پیشرفت کارمندتان در طول انجام پروژه کمک کنید تا پروژه‌های بعدی، با کیفیت و سرعت بیشتری انجام شود.
برای تسلط بر مهارت تفویض اختیار و مسئولیت پذیر کردن کارمندان، کارگاه مهارت تفویض اختیار موثر را توصیه میکنم
مدیریت زمان
جالب است بدانید که مدیریت زمان نسبت به برقراری ارتباط با کارمندان، اهمیت بیشتری دارد. چون کارمندان دوست دارند مدیری ماهر و مسلط را روبه‌روی خود ببینند. البته این مدیریت زمان روی نحوه‌ی ارتباط شما با کارمندتان نیز تاثیر دارد. مدیرانی که همیشه تحت فشار قرار می‌گیرند یا برای مهلت گرفتن دائما در حال جنگ هستند، استرس بیشتری دارند.
در بهترین حالت کارمندان نمی‌توانند ارتباط خوبی با شما داشته باشند و حتی از بیان مشکلات خود امتناع می‌ورزند. چون شما را همیشه در حال درگیری می‌بینند. در بدترین حالت، کارمند یک فاجعه به بار می‌آورد و کار بیشتری روی دوش شما می‌گذارد.
برای مدیریت زمان میتوانید از تلفن همراه خود استفاده کنید و حتی اپلیکیشن مناسبی جهت انجام این امر، نصب نمایید. بهترین مدیرها معمولا صبح‌ها پروژه‌های مهم‌تر و طولانی‌تر را انجام می‌دهند.
برخی دیگر نیز تا زمان اتمام پروژه در اتاقشان را می‌بندند تا بتوانند آن را به اتمام برسانند. در طول روز نیز ساعات خاصی را از اتاق خارج می‌شوند تا بر کارمندان خود نظارت داشته باشند. سعی کنید هر روز یک ساعت مشخص سر نزنید و ساعات متغیری را برای نظارت در نظر بگیرید.
ارتباط موثر
بدون شک، بهترین مدیرها در برقراری ارتباط با کارمند، موفق هستند. این پنجمین مشخصه‌ای است که هر کارمندی برای رئیس خود آرزو می‌کند. اگر بتوانید روابط خود با کارمندتان را به خوبی مدیریت کنید، به عنوان شخصی حرفه‌ای شناخته می‌شوید. به مرور زمان میتوانید پروژه‌های موثرتر و مفیدتری نیز بسازید.
اهداف ارتباطات
آیا تا به حال در مکالمه‌ای شرکت کرده‌اید که ابتدا با سوالات دوستانه شروع شود و در انتها، به یک جنگ تمام عیار ختم گردد؟
قرار نیست برای هر ارتباطی برنامه‌ریزی کنید. ولی اگر طرف حساب، کارمند شما است، پس حتی برای گپ‌های خودمانی نیز باید هدفی داشته باشید.
حتی اگر حال او را می‌پرسید، باید هدف مشخصی داشته باشید. وگرنه کارمند را نگران می‌کنید. سعی کنید حرفتان را واضح و مشخص بزنید و برای او معما طرح نکنید.
زمان‌بندی
اگر هدف خود را بدانید، زمان‌بندی را نیز رعایت می‌کنید. اگر کارمند شما درگیر پروژه‌ای است که مهلت خیلی کمی برای انجام آن دارد، پس تحت فشار است و تحمل شنیدن هر انتقادی را ندارد. اما اگر شخص آرامش فکری دارد، پس می‌توان با او ارتباط موثری برقرار کرد. به این ترتیب هم میتوانید با او بهتر ارتباط برقرار کنید و هم راجع به بازخوردهایتان صحبت کنید.
گوش شنوا داشته باشید!
ارتباط دو طرفه است. اما اغلب اوقات، مکالمات مدیر با کارمند یک طرفه است. اگر در برقراری ارتباط با کارمند، تنها کسی که حرف می‌زند شما باشید؛ تنها نیمی از هدف مکالمه را پیش می‌برید. در حقیقت دیگر نمی‌‌توان اسمش را مکالمه گذاشت. اگر مکالمه یک طرفه باشد، باعث می‌شود کارمندانتان احساس کمبود کنند.
اما اگر به خوبی به حرف کارمندتان گوش دهید، احساسات آن‌ها را درک می‌کنید و هدفشان را متوجه می‌شوید. پس هنگام مکالمه با کارمند، به او فرصت دهید تا حرف‌هایش تمام شود. در ادامه نکاتی کاربردی جهت گوش کردن به صحبت کارمند و برقراری مکالمه‌ی موثر ذکر می‌کنیم:
• عجول نباشید: قبل از به اتمام رسیدن حرف کارمند، سخنش را قطع نکنید.
• به زبان بدن کارمند دقت کنید: آیا هنگام حرف زدن دست به سینه هستند و اخم می‌کنند، یا سرشان روی شانه‌شان خم شده و حالت مظلومی به خود گرفته‌اند؟
• آرامش خود را حفظ کنید: شما به عنوان مدیر، همیشه حق این را دارید که با کارمندتان مخالفت کنید. اما سعی کنید دیدگاه آن‌ها را نیز بفهمید.
• سؤال بپرسید: سؤالات می‌توانند شخص را به توضیح بیشتر ترغیب کنند.
• به آنچه گفته‌اند برگردید: جملات خودشان را دقیقا تکرار نکنید. سعی کنید درک خود از جمله‌ی کارمند را بیان کنید تا از بروز سوتفاهم جلوگیری شود.
تکرار مکالمه
بهترین راه برای توسعه کار تیمی، بیان بازخورد خوب و آشنایی با نیروها طی جلسات خصوصی و دونفره است. با این حال، بررسی‌ها نشان می‌دهد که بیش از ۲۰٪ کارمندان کمتر از یک بار در ماه با مدیران خود ملاقات می‌کنند.
از این بدتر اینکه، ۴٫۸٪ از آن‌ها فقط سالی یک بار با آن‌ها دیدار می‌کنند و ۳٫۸۵٪ از کارمندان، هرگز مدیر خود را نمی‌بینند!
اگر ارتباط موثری با کارمندان خود برقرار کنید، به آن‌ها کمک می‌کنید تا شما را بهتر بشناسند. حتما لازم نیست که ارتباط حضوری صورت بگیرد. با وجود پیشرفت تکنولوژی و اینترنت، حتی در تلگرام و واتس‌آپ نیز میتوانید با کارمندان خود ارتباط برقرار کنید و این تعامل را حفظ نمایید.
پرحرفی نکنید
سعی کنید هنگام صحبت کردن، پرحرفی نکنید. وگرنه حوصله‌ی کارمند سر می‌رود و مکالمه تاثیر برعکسی می‌گذارند. برای ایجاد مکالمه‌ای موثر، از نکات زیر کمک بگیرید:
• هنگام راهنمایی، از جملات ساده استفاده کنید و واضح حرف بزنید.
• از قبل لیستی آماده کنید تا حرف‌هایی که می‌خواهید بگویید فراموش نشود. به این ترتیب حرف‌هایتان وارد حاشیه نمی‌شود.
• از کلمات صحیح استفاده کنید. به این ترتیب کارمند هیچ‌وقت دچار سوتفاهم نمی‌شود.
راه‌های ارتباطی
برای برقراری ارتباط با تیم خود، باید چند راه مختلف داشته باشید و به جلسات حضوری اکتفا نکنید. برای مثال می‌توان به ایمیل، گپ، تماس تلفنی و کنفرانس ویدیویی اشاره کرد. در صورت لزوم می‌توانیدکانالی تشکیل دهید و مطالب لازم را در آن به روز رسانی کنید. و یا یک گروه مشترک ایجاد کنید.
اعتدال را رعایت کنید
نحوه صحبت کردن شما با یک نفر با نحوه صحبت‌کردن با یک گروه متفاوت است. به همین ترتیب، نحوه‌ی برقراری ارتباط به کمک ایمیل با تلگرام و واتس‌آپ متفاوت است.
از کلمات فراتر بروید
البته منظورمان این نیست که کارمندتان را در آغوش بگیرید. اما برقراری ارتباط را به زبان گفتاری یا نوشتاری محدود نکنید. برخی از نکات بهتر است از طریق نمودارها بیان شوند. حتی میتوانید از استیکرهای مختلف جهت تشویق کارمندتان استفاده کنید و مکالمه را از حالت خشک و رسمی خارج کنید.
علاوه بر این، میتوانید این ارتباط را با پاداش دادن به کارمندهای خوب بهتر کنید. تشویق و قدردانی در گروه نیز می‌تواند کارساز باشد. پس فقط به ارسال استیکر «تشکر» اکتفا نکنید.
برای تسلط به این مهارت مهم، کارگاه مهارت ارتباطی مدیر را به شما پیشنهاد می کنم.
کارگاه حرفه ای مهارت های ارتباطی مدیر
سخن پایانی
اکر کارفرما و مدیر، مدیریت بلد باشد؛ کارمند نیز به او وفادار خواهد ماند. کارمندی که مدیر خوبی داشته باشد، انگیزه‌ی بیشتری دارد و نسبت به شغل خود احساس خیلی عالی دارد. درنتیجه عملکرد بهتری نیز خواهد داشت. به جز مواردی که در این مقاله بیان کردیم، صدها مهارت دیگر نیز وجود دارند که از شما، مدیری فوق‌العاده می‌سازند. پس تا میتوانید روی مهارت‌های فردی و مدیریتی خود کار کنید.
